Mengoperasikan Mesin Pos
A. Mengenal Program Point Of Sales (POS)
Komputer kasir, suatu pengembangan teknologi perangkat lunak dan perangkat keras komputer yang diaplikasi pada perusahaan dagang untuk melayani transaksi penjualan baik tunai maupun non tunai, untuk transaksi yang bersifat retail maupun grosir. Dengan kemampuan database yang sangat besar yang ditunjang dengan memiliki konfigurasi jaringan lokal (LAN).
Ditambah dengan
rekayasa program yang lebih dari dari sekedar software penjualan yaitu
dilengkapi dengan sistem keamanan, system stok dan system akuntansi yang terpadu
dengan semua transaksi yang terjadi. Demikian juga perkembangan hardware,
barcode printer, barcode scanner, pole display, dan receipt printer, semakin
membuat POS semakin canggih dan semakin memudahkan dan mempercepat
penggunaannya.
Dengan
menggunakan aplikasi Point Of Sale kita bisa memperoleh beberapa keuntungan
dengan adanya nilai tambah (added value) yang bisa diberikan, antara lain:
1. Peningkatan
Kualitas Pelayanan.
2. Peningkatan
Citra Usaha.
3. Competitive
Advantage.
4. Kemudahan
Proses Controlling & Pengambilan Keputusan.
B. Fungsi Point of Sales
Beberapa
fungsi Point of Sales adalah sebagai berikut :
- Mendata setiap transaksi secara lengkap dan detail sehingga dapat menjumlahkan hasil penjualan pada hari itu.
- Dapat melakukan cek stock barang secara acak kapanpun. Hal ini mengurangi kecurangan atau kurang ketelitian karyawan.
- Laporan Profit usaha dapat diketahui secara online dan real time.
- Omzet dan Inventori dapat dilihat secara online dan realtime.
- Dapat mengetahui persediaan barang apa yang masih memiliki stok lumayan banyak sehingga anda dapat memberi perhatian lebih khusus seperti promo khusus.
- Mempersingkat proses transaksi.
- Menjaga keamanan transaksi.
- Mengurangi human error.
- Meningkatkan efisiensi kerja.
C. Komponen-komponen mesin POS:
- CPU (central processing unit) terdiri dari mainboard, memori, processor, harddisk.
- Monitor CRT, LCD, LED, atau layar sentuh atau modul touchsreen, media pemasukan data dengan sentuhan jari di monitor.
- Mini printer untuk menyajikan informasi kepada konsumen, costumer display untuk menyajikan informasi kepada konsumen.
- Cash drawer, laci untuk menyimpan uang yang dapat membuka otomatis setelah transaksi. Cash drawer ini terhubung menggunaka antar muka RJ-11 yang dapat dihubungkan ke mini printer.
- Barcode scanner, untuk membaca isi barcode.
- Barcode printer, untuk mencetak barcode.
- Programmable keyboard adalah keyboard yang setiap tombolnya dapat diprogram isinya.
- MCR (magnetic card reader), membaca data yang tersimpan pada kartu magnet (kartu kredit, ATM, dsb).
- Modem dan jaringan internet, untuk mengirim dan menerima data via kabel telepon, serta menjadikan media penyimpanan data cadangan otomatis secara online.
- Flash disk, untuk menyimpan data cadangan.
D. Software/perangkat lunak
- Software adalah program atau sekumpulan instruksi yang dirancang sedemikian rupa sehingga POS dapat berjalan sesuai dengan fungsinya dan keinginan dari pengguna komputer.
- Software paket, merupakan software yang sudah jadi dan siap pakai. Pada software ini terdapat fungsi standard sehingga setiap user yang sistemnya sama/cocok dapat menggunakannya. Dalam pembahansan ini menggunakan program iPOS4
- Software taylor made, ialah softeware yang dibuat khusus untuk pengguna dimana sistemnya mempunyai keunikan dan kebutuhan untuk memperluas kemampuannya.
Para ahli managemen pemasaran dan total
quality management (TQM)
menyatakan bahwa pada prinsipnya tujuan utama dari pelanggan dalam
memaksimumkan kepuasan total adalah berdasarkan pertimbangan nilai pelanggan (customer value), sehingga manajer bisnis
dan industri perlu menyerahkan nilai kepada pelanggan.
Secara
konseptual nilai pelanggan tergantung pada :
- Kualitas produk (barang/jasa)
- Kualitas pelayanan ( service quality )
- Hubungan baik antaar produsen dan pelanggan
- Image dari produk (barang/jasa)
Sikap dan pelayanan dari seorang kasir harus terstandar sebagaimana dicontohkan dalam video berikut :
Selanjutnya
menurut Vincent dalam bukunya TQM Berdasarkan perspektif
nilai pelanggan, perlu memperhatikan nilai yang diserahkan kepada pelanggan (Customer Delivered Value) yang pada
dasarnya merupakan persamaan berikut :
Customer
Delivered Value = Total Customer Value – Total Customer Cost
Total Customer Value
tergantung pada : nilai produk, nilai pelayanan, nilai pribadi, dan nilai image.
Total Customer Cost
: tergantung pada :
biaya untuk memperoleh produk, biaya waktu, biaya energi,
biaya psikhologis danbiaya kesempatan.
Berdasarkan
pertimbangan nilai pelanggan diatas, maka manajer bisnis harus memahami bahwa
produk (barang/jasa)
yang dijual akan dianggap bernilai tinggi oleh pelanggan apabila memiliki
akumulasi nilai-nilai dari produk yang dijual, pelayanan yang diberikan,
pertimbangan pribadi pembeli, dan image dalam membeli produk itu.
Akumulasi
nilai-nilai ini harus lebih besar dari pertimbangan oleh pelanggan. Akumulasi
yang dipertimbangkan oleh pelanggan adalah: biaya untuk memperoleh produk,
biaya waktu, biaya energi, biaya psikhologis dan biaya kesempatan yang hilang.
E. Cara mengoperasikan mesin POS
Berikut ini adalah cara pengoperasian
POS:
Dasar Input Database IPOS4 – Back Office
Masuk kedalam
program iPOS4 sebagai ADMIN, dengan user admin dan password admin
Bukti Transaksi
Bukti transaksi adalah bukti
pencatatan transaksi yang berhubungan dengan pihak internal yaitu berkaitan
dengan bagian yang ada di dalam perusahaan maupun eksternal perusahaan dalam
hal ini adalah pelanggan dan pembeli. Bukti transaksi harus dibuat berdasarkan
alur yang telah disiapkan oleh perusahaan.
Untuk mendapatkan gambaran tentang arti bukti transaksi, mengapa perlu bukti transaksi dan contoh pengisian bukti transaksi yang benar, simaklah video berikut ini.
Jika
dilihat dari asalnya, bukti transaksi dibedakan menjadi :
1. Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam perusahaan
itu.
Bukti transaksi internal, antara
lain :
a. Memo
b. Bukti Kas Masuk
Bukti kas masuk adalah tanda bukti
bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai, dan digunakan untuk mencatat
transaksi penerimaan uang tunai.
Semua transaksi perusahaan, termasuk
penerimaan uang tunai memiliki bukti transaksi seperti kuitansi.
Bukti kas masuk dibuat berdasarkan
bukti transaksi tersebut, sedangkan salinannya digunakan sebagai lampiran.
c. Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar adalah bukti untuk
mencatat transaksi pengeluaran uang tunai seperti pembelian tunai, pembayaran
gaji, pembayaran sewa, pembayaran utang.
Dengan adanya transaksi pengeluran
uang, perusahaan akan mendapatkan bukti transaksi seperti kuitansi atau nota
kontan. Bukti transaksi ini merupakan lampiran bukti kas keluar.
2. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi
dengan pihak luar perusahaan.
Bukti tersebut antara lain :
a.
Nota
Kontan
Nota kontan adalah bukti transaksi penjualan yang
dilakukan secara tunai.
b.
Faktur (
invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan
barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan
kepada pihak pembeli.
Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli
diberikan kepada pihak pembeli sebagai bukti pencatatan pembelian secara kredit
sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan
penjualan secara kredit.
Informasi
yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
1) Nama dan alamat penjual
2) Nomor faktur
3) Nama dan alamat pembeli
4) Tanggal pemesanan
5) Tanggal pengiriman
6) Syarat pembayaran dan jatuh tempo, misal 2/10, n/30
7) Keterangan mengenai barang seperti jenis barang/ nama barang, kuantitas/
Banyaknya, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang
diterimanya merupakan faktur pembelian,
sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan
faktur penjualan.
- Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi
penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani
oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan
pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan
kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan
bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan
bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus
dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai.
Untuk pembayaran dalam jumlah nominal Rp 250.000,00
sampai Rp 1.000.000,00 dibubuhi materai ‘Rp 3.000,00 sedangkan di atas Rp 1.000.000,00 dibubuhi materai Rp 6.000,00
Informasi yang termuat dalam
kuitansi antara lain :
1) No kuitansi, di isi no urut kuitansi yang dikeluarkan penerima uang
2) Nama pihak yang menyerahkan uang
3) Jumlah uang yang dibayarkan, dengan menggunakan huruf dan angka
4) Kegunaan pembayaran
5) Tanggal penyerahan uang
6) Nama dan tanda tangan pihak penerima uang
Lembar kuitansi terdiri atas dua
bagian :
Bagian pertama,
diberikan kepada pihak pembayar
sebagai bukti pengeluaran uang/ bukti pembayaran.
Bagian kedua (sus kuitansi/ bonggol
kuitansi),
dijadikan sebagai bukti pencatatan
penerimaan uang sementara.
Contoh lembar kuitansi dengan dua
bagian terlihat pada contoh berikut :
- NOTA KREDIT dan NOTA DEBET
Dipandang
dari pihak pembeli, barang yang dikembalikan kepada penjual karena rusak atau
permohonan pengurangan harga faktur yang disetujui pihak penjual disebut retur
pembelian. Apabila bukti transaksi tersebut dibuat oleh pihak pembeli
dan dikirimkan kepada penjual, nota yang bersangkutan disebut Nota Debet.
Contoh Nota Debet
Nota
Kredit (Credit Memorandum) adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang
yang telah dijual secara kredit (retur penjualan), atau pengurangan harga
faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan
pesanan.
Dalam hal demikian
nota kredit dibuat oleh pihak penjual dan dikirimkan kepada pihak pembeli.
Contoh Nota Kredit
- Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak
bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat
tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah
suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian
yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan
struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan
dengan kuitansi bukti pembayaran.
Kharakteristik CEK yang diterbitkan
perbankan
Cek harus memenuhi syarat formal sebagai berikut :
1)
Nama
"Cek" harus termuat dalam teks
2)
Perintah tidak bersyarat untuk membayar
sejumlah uang tertentu
3)
Nama pihak yang harus membayar (tertarik)
4)
Penunjukan tempat dimana pembayaran harus
dilakukan
5)
Pernyataan tanggal beserta tempat Cek ditarik
6)
Tanda tangan orang yang mengeluarkan Cek
(penarik)
- Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah
dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan
sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam
bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak
bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya
dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada
rekeningnya.
Kharakteristik BILYET GIRO yang diterbitkan
perbankan
Setiap
Bilyet Giro harus memenuhi syarat formal sebagai berikut :
1)
Nama “Bilyet Giro” dan nomor Bilyet Giro yang
bersangkutan
2)
Nama tertarik
3)
Perintah yang jelas dan tanpa syarat untuk
memindahbukukan dana atas beban rekening penarik
4)
Nama dan nomor rekening pemegang
5)
Nama bank penerima
6)
Jumlah dana yang dipindahkan baik dalam angka
maupun dalam huruf selengkap-lengkapnya
7)
Tempat dan tanggal penarikan
8)
Tanda tangan, nama jelas dan atau dilengkapi
dengan cap/stempel dengan persyaratan pembukaan rekening
- Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi
kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai
dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas
menurut bank.
Rekening koran merupakan laporan
yang diberikan Bank setiap bulan kepada pemegang rekening Giro yang berisikan
informasi tentang transaksi yang dilakukan oleh bank terhadap rekening tersebut
selama satu bulan dan saldo Kas di Bank.
Dari sudut pandangan Bank setiap rekening adalah “hutang” karena itu setiap
tambahan atas suatu rekening dicatat disisi kredit. Menurut sudut pandang
perusahaan pemegang rekening, rekening bank adalah “aktiva” dan setiap tambahan
atas rekening bank oleh perusahaan dicatat di sisi debet dengan demikian jumlah
sisi kredit yang dicatat oleh bank akan sama dengan jumlah sisi debet yang
dicatat oleh pemegang giro.
Rekonsiliasi Bank
Adalah langkah-langkah yang
dilakukan untuk menentukan hal-hal yang menimbulkan perbedaan saldo yang tampak
pada laporan perusahaan dengan laporan bank.
Rekonsiliasi bank melakukan
pembandingan setiap transaksi yang dicatat oleh perusahaan dengan transaksi
yang dicatat oleh bank. Adalah suatu kekeliruan besar bila perusahaan
mencatat transaksi keuangan dari rekening koran yang dikeluarkan bank.
Saldo dari rekening koran sering
tidak sama dengan saldo dalam buku pemegang giro. Hal ini dapat terjadi antara
lain disebebkan oleh :
a. Check dalam peredaran
b. Setoran belum sempat dicatat oleh bank karena disetor pada akhir bulan
c. Biaya administrasi bank yang hanya diketahui oleh pemegang giro setelah ada
laporan bank
d. Perbedaan karena perusahaan telah mendebet check kosong
e. Biaya atas wesel yang diserahkan kepada bank yang dibebankan oleh bank
terhadap pemegang giro
Catatan :
- Cek/Giro (Keluar) yang telah jatuh tempo namun belum diuangkan, (dalam perjalanan) menyebabkan saldo pada neraca lebih kecil dari laporan bank (tanggal efektif dirubah ke periode berikut)
- Cek/Giro yang diterima dan telah jatuh tempo namun belum diuangkan menyebabkan saldo kas sesungguhnya lebih besar dari laporan bank. (tanggal efektif dirubah ke periode berikut)
- Cek/Giro diterima/keluar yang belum jatuh tempo tidak berpengaruh terhadap saldo neraca.
Langganan:
Postingan (Atom)
