Mendiskripsikan Berkas Administrasi
1. Pengertian
Saat anda
berjalan-jalan ke pasar, pertokoan, atau
pusat perbelanjaan/ mall, maka anda akan melihat orang melakukan transaksi,
atau bahkan anda sendiri yang melakukan transaksi tersebut.
Seorang
pembeli yang telah melakukan pembayaran, tentu akan menerima barang yang
dibelinya. Dilihat dari kacamata penjual, prosedurnya tidak selesai sampai
penyerahan barang kepada pembeli.
Apa yang
dilakukan oleh penjual setelah terjadi transaksi jual beli dan bagaimana
prosedur administrasi yang dilakukan oleh seorang penjual dalam menangani
transaksi jual beli ?
Pada
prinsipnya semua transaksi memerlukan bukti administrasi, tetapi tidak semua
penjual dalam bertransaksi membuat bukti administrasinya.
Ada
banyak manfaat dari adanya bukti administrasi transaksi. Manfaat utama adalah menyediakan bukti tertulis atas
transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan
terjadinya sengketa di masa mendatang.
Sebelum
pembahasan yang lebih jauh mengenai administrasi transaksi, marilah kita cari
tahu dulu tentang pengertian administrasi.
Secara etimologis istilah administrasi berasal
dari bahasa yunani yaitu dari kata ad dan ministrare yang berarti melayani, membantu atau
memenuhi. Administrasi dalam arti sempit berarti tata usaha atau tata
pembukuan. Administrasi merupakan pencatatan dan penyusunan data dan informasi
secara sitematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.
Dalam
pengertian luas administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan
yang dilakukan dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha
kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya .
Proses
administrasi terbagi dalam beberapa kegiatan, antara lain :
a)
Menghimpun
artinya
mengumpulkan segala sesuatu keterangan yang awalnya berserakan sehingga menjadi
dapat digunakan.
b)
Mencatat
artinya
membukukan berbagai transaksi atau berbagai keterangan.
c)
Mengolah
artinya memperbanyak, menyalin dan membuat informasi
menjadi baru sehingga lebih bermanfaat.
d)
Menggandakan
artinya memperbanyak dengan berbagai metode atau cara dan menggunakan
berbagai alat.
e) Mengirim
artinya menyampaikan
dari satu pihak ke pihak yang lain.
f)
Menaruh
artinya
kegiatan meletakkan di tempat tertentu dengan maksud mudah untuk ditemukan
kembali.
Persetujuan
jual beli antra pihak penjual dengan pembeli sering disebut transaksi. Dalam pengertian yang lain transaksi
didefinisikan sebagai aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap
posisi harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji,
membayar telepon, membayar sewa serta membayar biaya-biaya lainnya.
Sedangkan
administrasi transaksi adalah
kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan
yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil
pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain.
2. Tujuan dan Manfaat Administrasi Transaksi
Pencatatan semua kegiatan usaha yang sangat diperlukan bagi kelancaran
dan pengelolaan perusahaan merupakan tugas administrasi.
Tugas-tugas tersebut meliputi catatan data-data transaksi bisnis,
keuangan, produksi, persediaan produksi, dan hal-hal lain yang dapat
mempengaruhi kelancaran perusahaan.
Tujuan adanya administrasi adalah agar pengusaha dapat dengan
mudah dan cepat untuk :
a)
Memantau kegiatan-kegiatan administrasi perusahaannya
b)
Mengevaluasi kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaannya
c)
Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian
d)
Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi
perusahaannya.
Dengan melaksanakan administrasi
transaksi dengan baik maka perusahaan akan memperoleh beberapa manfaat, antara
lain :
a)
Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui
berbagai media komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah
maupun supplier.
b)
Memperkecil resiko kehilangan, setiap transaksi terbukukan dengan rapi,
baik barang masuk dari hasil pembelian maupun barang keluar akibata adanya
transaksi penjualan.
c)
Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena konsumen dapat
menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan.
d)
Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan
perusahaannya melalui laporan hasil pencatatan.
3. Jenis Transaksi
3. Jenis Transaksi
a) Trasnsaksi internal
Transaksi
internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagian-bagian yang
ada di dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang
terjadi antar bagian yang ada dalam perusahaan seperti memo dari pimpinan
kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan,
pemakaian perlengkapan kantor.
b) Transaksi eksternal
Transaksi
eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan, seperti
transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang.
Pencatatan semua kegiatan usaha yang sangat diperlukan bagi kelancaran
dan pengelolaan perusahaan merupakan tugas administrasi.
0 komentar: